Die drei wichtigsten Methoden zur Bekämpfung von Umfragemüdigkeit bei Ihren Lieferanten

Umfragemüdigkeit unter Lieferanten ist real – aber es gibt bewährte Strategien, mit denen Unternehmen diese reduzieren können.

Michael Mariani

7 Min. Lesezeit
Die drei wichtigsten Methoden zur Bekämpfung von Umfragemüdigkeit bei Ihren Lieferanten

Artikel-Highlights:

  • „Survey Fatigue“ bezeichnet den Zustand, in dem Lieferanten aufgrund der Vielzahl an Umfragen ihrer Kunden ermüden oder sich überfordert fühlen und sich diese Erschöpfung in den Antworten bemerkbar macht. 
  • Einer der Hauptgründe für eine Ermüdung der Lieferanten durch Umfragen ist die Vielzahl an Informationsanfragen der Kunden, die über das gesamte Kalenderjahr verteilt sind. OEMs können diesem Problem begegnen, indem sie bewusst mehrere Anfragen zu einer einzigen Umfrage zusammenfassen und dadurch die Anzahl reduzierter Umfragen gezielt verringern. 
  • Unternehmen, die eine wirksame Due Diligence durchführen und alle Vorteile daraus ziehen möchten, selbst aber keine eigenen Ressourcen dafür haben, sollten ein Compliance-Management-Tool in Betracht ziehen. Die SCRM-Plattform Z2Data bietet ein Full-Service-Compliance-Programm an, das von der Erhebung und Konsolidierung von Lieferantenkontakten bis hin zur proaktiven Nachverfolgung bei Herstellern in regelmäßigen Abständen reicht. 

Die Zeiten, in denen OEMs (Original Equipment Manufacturer) ihre Lieferanten weltweit mit gelegentlichen Telefonaten steuern konnten, sind vorbei. In der aktuellen Lieferkettenlandschaft ist die regelmäßige Kommunikation mit Lieferanten ein entscheidender Aspekt des effektiven Risikomanagements und der Sicherung der Fertigungskontinuität. Grund hierfür ist, dass globale Lieferketten heute deutlich stärker im Fokus stehen als noch vor 10 oder 20 Jahren: Verbraucher, Regulierer und Investoren fordern deutlich mehr Transparenz und höhere ethische Standards als je zuvor. Praktisch bedeutet dies, dass Unternehmen einem immer höheren Druck unterliegen, verschiedenste Informationen von ihren Lieferanten einzuholen – dazu zählen ESG-Daten (Environmental, Social, Governance), Arbeitsdokumentationen sowie Materialspezifikationen. All diese Daten sind nötig, um Umweltvorschriften, Berichtspflichten und ESG-Richtlinien sowie weitere regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Doch wie jeder Compliance-Experte bestätigen wird, sind Lieferanten bei der Bereitstellung dieser Informationen nicht immer im selben Takt unterwegs wie ihre Kunden. In vielen Fällen fühlen sich Hersteller von den weltweit zunehmenden Datenforderungen ihrer Kunden überlastet. Häufig fehlt ihnen die Zeit und die entsprechenden Kapazitäten im Unternehmen, um alle von den Kunden erstellten Umfragen auszufüllen; vielfach existieren nicht einmal dedizierte Fachkräfte mit Compliance-Kenntnissen. Hinzu kommt, dass das Ausfüllen der Umfragen für Lieferanten im Gegensatz zu OEMs in der Regel keinen unmittelbaren Nutzen bringt – ein Umstand, der Motivation und Priorität beeinflusst. 

Kurzum: Survey Fatigue ist ein unausweichliches Phänomen in modernen Lieferketten. OEMs und andere Importeure brauchen eine Strategie, um damit effektiv umzugehen. 

Wann müssen OEMs Umfragen durchführen?

Grundsätzlich werden Umfragen immer dann an Lieferanten geschickt, wenn Informationen benötigt werden, die öffentlich nicht verfügbar sind. Diese Umfragen beziehen sich oft auf gesetzliche Compliance, können aber auch aus vielen anderen Gründen notwendig werden. 

Regulatorische Compliance

Umfragen sind ein wesentlicher Bestandteil des Compliance-Prozesses. Bei Umweltvorschriften wie REACH, RoHS, California Proposition 65 oder den weltweit zunehmenden PFAS-Richtlinien müssen OEMs ihre Lieferanten nach Angaben zu Materialzusammensetzungen, Konzentrationen, Risiken und sicherer Anwendung befragen. ESG-Regularien wie die CSDDD oder die CSRD verlangen von Unternehmen Informationen zu nachteiligen menschenrechtlichen und ökologischen Auswirkungen innerhalb der Lieferkette sowie die Entwicklung eines Klima-Transformationsplans, der Emissionsdaten von direkten und Sub-Tier-Lieferanten erfordern kann. Des Weiteren verpflichten regulatorische Vorgaben wie das UFLPA und Sanktionslisten OEMs, bei ihren Lieferanten auch nach Sub-Tier-Herstellern und Rohstoffquellen zu fragen. 

Lieferkettenrisikomanagement

Je mehr Informationen Unternehmen über ihre Lieferketten besitzen, desto wirksamer können sie ihr Lieferkettenrisikomanagement (SCRM) gestalten. Um sämtliche Risiken in ihren Fertigungsnetzwerken zu erkennen und geeignete Maßnahmen einzuleiten, müssen sie aktiv bei ihren Lieferanten um zahlreiche Details nachfragen. Risiko-Management-Umfragen können sich dabei u.a. auf folgende Themen beziehen:

  • Cybersecurity-Frameworks
  • ESG-Performance
  • Beschaffungsprozesse
  • Fertigungsstandorte
  • Finanzielle Lage

Rückverfolgbarkeit 

Lieferketten-Rückverfolgbarkeit gilt zunehmend als neuer Goldstandard für Due Diligence. Zum Erreichen dieses Ziels müssen Unternehmen ihre Hersteller gezielt befragen. Typische Fragen in solchen Lieferanten-Umfragen betreffen Dokumentationen entlang der Lieferkette, u.a.:

  • Frachtbriefe (BOLs)
  • Zollanmeldungen
  • Ursprungszeugnisse
  • Versandpapiere

Was sind die Hauptursachen für Survey Fatigue bei Lieferanten?

„Survey Fatigue“ bezeichnet den Zustand, in dem Lieferanten aufgrund der Vielzahl an Umfragen ihrer Kunden ermüden oder sich überfordert fühlen und sich diese Erschöpfung in ihren Antworten bemerkbar macht. 

Umfang und Häufigkeit der Umfragen

Einer der Hauptfaktoren für Umfragemüdigkeit bei Lieferanten ist die schiere Anzahl an Umfragen, die von den Kunden eingehen. Angesichts der regulatorischen Anforderungen und des steigenden Erwartungsdrucks von Konsumenten und Investoren sehen sich OEMs gezwungen, ein bisher nie dagewesenes Maß an Transparenz zu erzielen und über ihre Lieferketten detailliert zu berichten. Daher wenden sich immer mehr OEMs an ihre direkten und Sub-Tier-Lieferanten, um Informationen zu Bauteilen, Substanzen, Rohstoffherkünften, ESG-Protokollen und weiteren Datenkategorien zu erhalten. 

Anforderungen und Spezifikationen

Ein weiterer beständiger Auslöser für Survey Fatigue sind die zum Teil sehr spezifischen Anforderungen in den Umfragen. Manche OEMs fordern Daten in bestimmten Formaten an oder verlangen Informationen, die intern nur mit viel Aufwand zu beschaffen sind. Hinzu kommt, dass die Struktur der Abfrage verwirrend sein kann – dazu zählen umständliche Online-Portale, bislang unbekannte Plattformen oder andere Tools, mit denen Lieferanten keine Erfahrung haben. Fehlt an dieser Stelle die richtige Unterstützung durch den Kunden, führt dies oft zu Frust und verringert mit der Zeit die Bereitschaft der Hersteller, Umfragen vollständig und ordnungsgemäß auszufüllen. 

Beschreibung der Kapazitäten von Lieferanten 

Nicht zuletzt spielen die begrenzten personellen Ressourcen beim Hersteller selbst eine große Rolle. Kleinere Lieferanten haben oft nur eine einzige Person, die alle Compliance-bezogenen Anfragen bearbeitet – mitunter gibt es niemanden mit entsprechender Kompetenz. In solchen Fällen entsteht Survey Fatigue besonders schnell. 

Fehlende Anreize

Wie bereits erwähnt, verfügen Lieferanten häufig nicht über die gleichen Anreize wie ihre Kunden, Umfragen auszufüllen – insbesondere, wenn die Befragungen nicht vertraglich fixiert wurden. Fehlen der klare Nutzen, sei es durch Vertragsklauseln, rechtliche Auflagen oder wirtschaftliche Relevanz, wird das Ausfüllen der Umfrage nicht priorisiert. Wenn der Mehrwert nicht ersichtlich ist, tritt Survey Fatigue schneller ein – den Herstellern fehlt schlicht die Motivation, und ihre Geduld ist schnell am Ende. 

Fehlt der klare Nutzen, sei es durch eine vertragliche Regelung, eine rechtliche Verpflichtung oder wirtschaftliche Auswirkungen, wird das Ausfüllen der Umfrage nicht priorisiert.

Wie kann Survey Fatigue bei Lieferanten wirksam begegnet werden?

Trotz einer Vielzahl an Hürden gibt es erprobte Strategien, mit denen OEMs Survey Fatigue bei ihren Lieferanten wirksam begegnen können. Wer sie gezielt nutzt, erreicht Compliance-, ESG- und SCRM-Ziele schneller und zuverlässiger. 

Anfragen zu einer einzigen Umfrage bündeln

Einer der Hauptgründe für die Überforderung von Lieferanten ist die Vielzahl verstreuter Informationsanfragen von Kunden im Kalenderjahr. OEMs können dieses Problem entschärfen, indem sie bewusst mehrere Informationsanforderungen in einer einzigen Umfrage konsolidieren und so die Gesamtanzahl reduzieren. Solange die Unternehmen ihren Lieferanten ausreichend Zeit für die Beantwortung einräumen, ist eine größere, konsolidierte Umfrage meist effektiver als eine Abfolge vieler Einzelumfragen. Indem Sie die Zahl der Informationsanfragen minimieren, entlasten Sie Ihre Lieferanten und senken das Risiko von Survey Fatigue. 

Kommunikation, Schulung und Unterstützung 

Kein Unternehmen sollte wollen, dass Lieferanten an einer Umfrage festhängen oder sich orientierungslos fühlen. Um Frust und Erschöpfung zu vermeiden, sollten klare Kommunikationskanäle etabliert werden, über die Lieferanten Fragen zu Anforderungen, Datenformaten und Einreichungsplattformen stellen können. Solche Unterstützung fördert die Zusammenarbeit und zeigt dem Hersteller, dass auch der Kunde bereit ist, Zeit und Ressourcen in das gemeinsame Projekt zu investieren. 

Außerdem erhöht ein strukturiertes Schulungsprotokoll zu Beginn der Umfragekampagne die Wahrscheinlichkeit, dass Lieferanten den Prozess klar, effizient und vollständig durchlaufen. Solche Maßnahmen umfassen:

  • Telefonische Beratung
  • Schriftliche Leitfäden
  • Anleitungsbroschüren als PDF oder andere Online-Dokumentation
  • Videos, die Lieferanten Schritt für Schritt durch die Umfrage und deren Datenanforderungen lotsen

Flexible Antwortmöglichkeiten 

Ein häufiger Stolperstein für Lieferanten ist die Einreichung angeforderter Daten im geforderten Format. Das kennt jeder: Die Frustration beim Hochladen einer Datei, die zwar die richtigen Informationen enthält, aber wegen eines falschen Formats oder einer zu großen Dateigröße abgelehnt wird. Wenn dann der Anreiz für die Teilnahme gering ist, wirkt das besonders demotivierend. OEMs, die Informationen in verschiedenen Formaten akzeptieren, erleichtern ihren Lieferanten die Arbeit deutlich – eine effektive Methode, Survey Fatigue zu vermeiden und die Rücklaufquoten zu erhöhen. 

OEMs, die Informationen in mehreren Formaten akzeptieren, erleichtern ihren Lieferanten die Arbeit erheblich – ein sicherer Weg, Survey Fatigue zu verringern und Rücklaufquoten zu steigern. 

Z2Data führt professionelle Lieferantenkampagnen durch 

Ob zur regulatorischen Compliance, für ESG-Ziele oder das Lieferkettenrisikomanagement: Lieferantenkampagnen können ein aufwändiges und ressourcenintensives Vorhaben sein. Unternehmen, die wirksame Due Diligence umsetzen wollen, dafür aber keine eigenen Ressourcen haben, sollten ein Compliance-Management-Tool in Betracht ziehen. Die SCRM-Plattform Z2Data bietet ein Full-Service-Compliance-Programm, das von der Erhebung und Konsolidierung von Lieferantenkontakten bis zur proaktiven Nachverfolgung bei Herstellern reicht. Das Z2Data-Lieferantenumfrage-Angebot umfasst (aber ist keineswegs darauf beschränkt):

  • Datenerhebung und Lieferantenkontakt
  • Umfrageerstellung
  • Kampagnensteuerung bei Lieferanten
  • Schulungsunterlagen für Hersteller-Umfragen
  • FMD-Analyse
  • Datenvalidierung

Z2Data bringt einen systematischen und bewährten Prozess für Lieferantenumfragen mit. Das Ergebnis ist ein Höchstmaß an Sorgfalt und Professionalität, welches die Datenerhebung und Einreichung für alle Beteiligten wesentlich vereinfacht. Die Compliance-Profis von Z2Data unterstützen Hersteller mit Kompetenz, gezielter Anleitung und persönlichem White-Glove-Service. Diese kooperative Herangehensweise mildert Survey Fatigue gezielt ab und hilft Kunden, benötigte Daten und Dokumentationen termingerecht zu erhalten. 

Mehr über Z2Data und das vollständige Compliance-Portfolio – einschließlich Lieferantenkampagnen – erfahren Sie mit einer kostenlosen Testphase mit einem unserer Produktexperten.