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Aspectos destacados del artículo:
- La fatiga por encuestas se refiere al estado al que llegan los proveedores cuando están cansados o sobrecargados de solicitudes de encuestas por parte de sus clientes, y ese agotamiento comienza a reflejarse en sus respuestas.
- Uno de los principales factores que lleva a los proveedores a la fatiga por encuestas es tener que responder demasiadas solicitudes de información de clientes en distintos momentos a lo largo del año calendario. Los OEM pueden mitigar este problema esforzándose en reducir la cantidad de encuestas que envían, consolidando varias solicitudes de información en una sola encuesta.
- Las empresas que buscan llevar a cabo una diligencia debida efectiva —y obtener todos los beneficios asociados— pero que no cuentan con los recursos internos para hacerlo por sí mismas, pueden considerar una herramienta de gestión de cumplimiento normativo. La plataforma SCRM Z2Data ofrece un programa de cumplimiento integral que gestiona desde la recopilación y consolidación de datos de contacto de proveedores hasta el seguimiento periódico con fabricantes.
Ya quedaron atrás los primeros días de la globalización, cuando los fabricantes de equipos originales (OEM) podían adquirir componentes de proveedores de todo el mundo con poco más que una llamada telefónica ocasional. En el entorno actual de la cadena de suministro, la comunicación regular con los proveedores es fundamental para gestionar eficazmente los riesgos y garantizar la continuidad de la fabricación. Esto se debe a que las cadenas globales de suministro están bajo un mayor escrutinio que hace 10 o 20 años, con consumidores, reguladores e inversores exigiendo un mayor nivel de transparencia y estándares éticos más elevados que en el pasado. En la práctica, esto significa que las empresas están cada vez más presionadas para obtener una amplia variedad de información de sus proveedores, incluyendo datos ESG, documentación laboral y especificaciones de materiales. Todos estos datos son necesarios para cumplir con normativas medioambientales, requisitos de reporte y directivas ESG, entre otras obligaciones.
Sin embargo, como confirmará cualquier experto en cumplimiento normativo, los proveedores no siempre avanzan en la misma dirección que sus clientes a la hora de proporcionar toda esta información de manera oportuna y eficiente. En muchos casos, estos fabricantes están sobrepasados por las demandas de información que reciben de clientes en todo el mundo. Pueden tener dificultades para destinar tiempo y recursos internos necesarios para completar las encuestas enviadas por los clientes; de hecho, tal vez ni siquiera cuenten con profesionales dedicados o expertos en cumplimiento. Además de la composición de su fuerza laboral, completar encuestas de clientes no suele brindarles a los proveedores los mismos beneficios inmediatos que a los fabricantes OEM, lo que impacta directamente en su incentivo y en su sentido de urgencia.
En resumen, la fatiga por encuestas es un fenómeno inevitable en las cadenas de suministro actuales. Los OEM y otros importadores necesitan un plan para gestionarla eficazmente.
¿Cuándo necesitan los OEM administrar encuestas?
En general, las empresas distribuyen encuestas cuando necesitan recopilar información de sus proveedores que no está disponible públicamente. Aunque estas encuestas suelen estar relacionadas con el cumplimiento normativo, pueden enviarse por multitud de otros motivos.
Cumplimiento normativo
Las encuestas son un elemento clave del proceso de cumplimiento. Para regulaciones medioambientales como REACH, RoHS, la Proposición 65 de California y las directivas PFAS que proliferan en todo el mundo, los OEM deben recopilar datos de los proveedores sobre composiciones de materiales, concentraciones, riesgos y el uso seguro de los productos. Las normativas ESG, como la CSDDD y la CSRD, exigen que las empresas obtengan información sobre impactos negativos humanos y ambientales dentro de su cadena de suministro, así como desarrollar un plan de transición climática que puede requerir datos de emisiones tanto de proveedores directos como sub-tier. Por último, el cumplimiento comercial, incluyendo leyes como la UFLPA y listas de sanciones, obliga a los OEM a encuestar a sus proveedores sobre fabricantes sub-tier y el origen de las materias primas.
Gestión de riesgos en la cadena de suministro
Cuanta más información tenga una empresa sobre su cadena de suministro, más efectivo será su programa de gestión de riesgos en la cadena de suministro (SCRM). Para comprender todos los riesgos en sus redes de fabricación e implementar las medidas adecuadas, las empresas necesitan solicitar información a sus proveedores y recopilar múltiples datos relevantes. Las encuestas para la gestión de riesgos pueden abordar temas como:
- Marcos de ciberseguridad
- Desempeño ESG
- Abastecimiento
- Ubicaciones de fabricación
- Salud financiera
Trazabilidad
La trazabilidad en la cadena de suministro está ganando terreno como el nuevo estándar en la diligencia debida. Para lograrla, las empresas deben solicitar información a sus fabricantes. Las encuestas para este fin suelen incluir preguntas relacionadas con documentación de la cadena de suministro, tales como:
- Conocimientos de embarque (BOL)
- Declaraciones aduaneras
- Certificados de origen
- Manifiestos de envío
¿Cuáles son las principales causas de la fatiga por encuestas a proveedores?
La fatiga por encuestas se refiere al estado al que llegan los proveedores cuando están cansados o sobrecargados de solicitudes de encuestas por parte de sus clientes, y ese agotamiento comienza a reflejarse en sus respuestas.
Escala y frecuencia de las encuestas
Una de las principales causas de la fatiga por encuestas en los proveedores es la gran cantidad de solicitudes que reciben de sus clientes. Dada la complejidad normativa y las crecientes expectativas de consumidores e inversores, los OEM están presionados para alcanzar niveles de transparencia y comunicación de información sobre su cadena de suministro sin precedentes. Como resultado, cada vez más OEM contactan a sus proveedores directos y sub-tier para solicitar datos sobre componentes, sustancias, origen de materias primas, protocolos ESG y otras categorías de información.
Requisitos y especificaciones
Los requisitos y las especificaciones dentro de las encuestas son otra fuente constante de fatiga para los proveedores. Algunos OEM solicitan datos en formatos específicos o exigen información que requiere tiempo y esfuerzo para obtenerse internamente. Además, la estructura de entrega de las respuestas puede resultar confusa, con portales en línea complejos, plataformas nunca antes utilizadas por los proveedores y otras tecnologías de reporte desconocidas para ellos. Sin el nivel de orientación adecuado por parte de los clientes, todos estos desafíos pueden dejar a los fabricantes agotados por el proceso y, con el tiempo, menos dispuestos a completar las encuestas.
Capacidad operativa de los proveedores
Existe también la realidad ineludible de las limitaciones operativas de cada fabricante. Los proveedores más pequeños pueden tener solo una persona encargada de todas las solicitudes relacionadas con el cumplimiento, o incluso ninguna. Para estos actores, los recursos son sumamente limitados, y en estos casos la fatiga e incluso el agotamiento por encuestas pueden alcanzarse rápidamente.
Falta de incentivos
Como se mencionó anteriormente, los proveedores pueden no tener el mismo nivel de incentivo para completar las encuestas que sus clientes. Esto es especialmente cierto si la obligación de responder no está expresamente establecida en los contratos de proveedor. Cuando no hay un beneficio claro por completarla —sea una obligación contractual, responsabilidad legal o implicación en los ingresos— los fabricantes no la priorizarán. En estos casos, donde el incentivo no está claro, los fabricantes pueden llegar antes a la fatiga por encuestas. Finalmente, si no existe un beneficio directo, su paciencia se agota con mayor rapidez.
Cuando no hay un beneficio claro por completar una encuesta—ya sea por una obligación contractual, responsabilidad legal o implicaciones en los ingresos—los fabricantes no la priorizan.
Cómo combatir eficazmente la fatiga por encuestas en proveedores
A pesar de los múltiples obstáculos, existen estrategias comprobadas que los OEM pueden aplicar para combatir la fatiga por encuestas en sus proveedores. Si usted las utiliza con eficacia, su organización podrá alcanzar sus objetivos de cumplimiento normativo, ESG y SCRM de manera más rápida y consistente.
Consolide las solicitudes en una sola encuesta
Uno de los principales factores que lleva a los proveedores a la fatiga es tener que responder numerosas solicitudes de información de clientes a lo largo del año. Los OEM pueden mitigar este problema haciendo un esfuerzo consciente por reducir la cantidad de encuestas que administran mediante la consolidación de varias solicitudes de información en una sola encuesta. Siempre que las organizaciones otorguen a sus proveedores el tiempo suficiente para completarla, una encuesta integral suele ser preferible a varias encuestas cortas consecutivas. Cuando las empresas logran minimizar la cantidad de solicitudes que envían a los fabricantes, ayudan a liberar su capacidad, reduciendo así las probabilidades de que se genere fatiga.
Comunicación, formación y orientación
Las organizaciones no deben dejar que sus proveedores se queden atascados o confundidos por una encuesta, sin ningún tipo de apoyo. Para evitar este escenario —uno de los mayores detonantes de frustración—, las empresas deben establecer canales de comunicación claros, para que los proveedores puedan plantear dudas sobre requisitos de información, formatos de datos y plataformas de entrega. Este tipo de orientación puede ser muy eficaz, fomentando una buena relación entre las partes y demostrando a los fabricantes que sus clientes también están dispuestos a invertir tiempo en el proceso.
Además, un protocolo claro de formación para los proveedores al inicio del proceso de campaña puede ponerlos en mejor posición para avanzar con claridad y competencia. La formación puede incluir:
- Consultas telefónicas
- Guías escritas
- Instructivos, en PDF u otro formato de documentación en línea
- Videos que guíen a los fabricantes en la encuesta y sus requisitos de datos
Flexibilidad en la respuesta
Uno de los obstáculos recurrentes para los proveedores es la dificultad de enviar la información solicitada en el formato adecuado. Es una situación con la que casi todos pueden identificarse: la frustración de intentar cargar un archivo que contiene la información correcta, pero que no se acepta por su formato o tamaño. Esto puede ser muy desalentador para los proveedores, especialmente si no tienen incentivos claros para cumplir con la obligación. Los OEM que están dispuestos a aceptar información en múltiples formatos facilitan considerablemente la labor de sus proveedores, lo que reduce la fatiga y aumenta las tasas de respuesta.
Los OEM que aceptan información en varios formatos facilitan significativamente el trabajo de sus proveedores—una forma segura de reducir la fatiga y aumentar las tasas de respuesta.
Z2Data ejecuta campañas expertas para proveedores
Ya se trate de cumplimiento normativo, objetivos ESG o gestión de riesgos en la cadena de suministro, realizar campañas dirigidas a proveedores puede ser una labor rigurosa y demandante. Las empresas que desean llevar a cabo una diligencia debida efectiva —y obtener todos los beneficios asociados— pero que no disponen de recursos internos para ejecutarla, pueden considerar una herramienta de gestión del cumplimiento normativo. La plataforma SCRM Z2Data ofrece un programa de cumplimiento integral que gestiona desde la recopilación y consolidación de datos de contacto de proveedores hasta el seguimiento periódico con fabricantes. La solución de encuestas a proveedores de Z2Data incluye (entre otras capacidades):
- Recopilación de datos y contactos de proveedores
- Creación de encuestas
- Campañas dirigidas a proveedores
- Guías formativas para fabricantes sobre encuestas
- Análisis FMD
- Validación de datos
Z2Data aporta un proceso sistematizado y comprobado a la gestión de encuestas a proveedores. El resultado es un nivel de diligencia y profesionalismo que agiliza la recopilación y entrega de datos para todas las partes. Además, el equipo de profesionales en cumplimiento de la herramienta proporciona experiencia, asesoría y un enfoque personalizado en la interacción con los fabricantes. Esta metodología directa y cooperativa mitiga la fatiga y ayuda a los clientes a obtener la información y documentación necesaria de manera oportuna.
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