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Punti salienti dell’articolo:
- La survey fatigue indica lo stato cui arrivano i fornitori quando sono stanchi o sopraffatti dalle richieste di survey dai propri clienti, e questa stanchezza inizia a riflettersi nelle loro risposte.
- Uno dei principali fattori che può portare i fornitori all'esaurimento da survey è dover soddisfare troppe richieste di informazioni da clienti distribuite lungo tutto l’anno solare. Gli OEM possono mitigare questo problema riducendo intenzionalmente il numero di survey amministrate tramite la consolidazione di più richieste informative in una singola survey.
- Le aziende che desiderano svolgere una due diligence efficace—e raccogliere tutti i benefici annessi—ma non dispongono delle risorse interne per farlo, potrebbero valutare uno strumento di compliance management. La piattaforma SCRM Z2Data offre un programma di conformità completo che si occupa di tutto, dalla raccolta e consolidamento delle informazioni di contatto dei fornitori al follow-up regolare con i produttori.
Sono lontani i tempi della prima globalizzazione, quando gli original equipment manufacturers (OEM) potevano approvvigionarsi da fornitori in tutto il mondo con poco più di una telefonata occasionale. Nell’attuale contesto della catena di approvvigionamento, una comunicazione regolare con i fornitori è fondamentale per gestire efficacemente i rischi e garantire continuità produttiva. Le catene di approvvigionamento globali sono infatti oggi sottoposte a controlli maggiori rispetto a 10 o 20 anni fa; consumatori, regolatori e investitori richiedono un livello di trasparenza più elevato—e standard etici superiori—rispetto al passato. In concreto, ciò si traduce in una crescente pressione sulle aziende per ottenere molteplici informazioni dai propri fornitori, inclusi dati ESG, documentazione sui lavoratori e specifiche dei materiali. Tutti questi dati sono necessari per soddisfare regolamenti ambientali, obblighi di reportistica e direttive ESG, tra le varie incombenze.
Ma come sa bene qualsiasi esperto di compliance, i fornitori non sono sempre allineati con i propri clienti nel fornire tempestivamente tutte queste informazioni in modo efficiente. In molti casi, i produttori si trovano sopraffatti dalle richieste di dati che arrivano da clienti in tutto il mondo. Possono incontrare difficoltà nel trovare tempo e risorse aziendali per completare le survey ricevute; spesso l’azienda potrebbe non disporre nemmeno di figure dedicate alla compliance. Inoltre, completare le survey dei clienti di norma non apporta ai fornitori gli stessi benefici immediati ottenuti da chi acquista, riflettendosi così sulla loro motivazione e senso d’urgenza.
In sostanza, la survey fatigue è un fenomeno inevitabile nelle supply chain contemporanee. OEM e importatori devono adottare una strategia per gestirla efficacemente.
Quando è necessario inviare survey ai fornitori?
Generalmente si ricorre alle survey quando occorre raccogliere dai fornitori informazioni non accessibili pubblicamente. Queste survey sono spesso legate alla conformità normativa, ma possono essere inviate per molte altre ragioni.
Conformità normativa
Le survey rappresentano una componente centrale dei processi di compliance. Per regolamenti ambientali come REACH, RoHS, California Proposition 65 e le direttive PFAS sempre più diffuse nel mondo, gli OEM devono raccogliere dati dai fornitori su composizione, concentrazione, rischi e uso sicuro dei materiali. Le normative ESG, come CSDDD e CSRD, impongono alle aziende di ottenere informazioni su impatti negativi all’interno della catena di approvvigionamento nonché sviluppare un piano di transizione climatica che può richiedere dati sulle emissioni da fornitori diretti e subfornitori. Infine, la compliance commerciale, incluse normative come la UFLPA e le liste di sanzioni, obbliga gli OEM a sondare i fornitori su subfornitori e provenienza delle materie prime.
Gestione del rischio nella catena di approvvigionamento
Maggiore è la quantità di informazioni detenute sulle catene di approvvigionamento, più efficace può essere il proprio programma di supply chain risk management (SCRM). Per identificare tutti i rischi nella propria rete produttiva e adottare le misure adeguate, è necessario coinvolgere i fornitori e raccogliere molteplici informazioni. Le survey per la gestione del rischio possono riguardare:
- Framework di cybersecurity
- Performance ESG
- Provenienza dei materiali
- Sedi produttive
- Solidità finanziaria
Tracciabilità
La tracciabilità della catena di approvvigionamento si sta affermando come nuovo standard per la due diligence. Per raggiungere questo obiettivo, occorre coinvolgere attivamente i produttori. Le survey dedicate a questo scopo includono tipicamente domande su documentazione di filiera come:
- Bolle di carico (BOL)
- Dichiarazioni doganali
- Certificati di origine
- Manifesti di spedizione
Quali sono le principali cause della survey fatigue dei fornitori?
La survey fatigue indica lo stato cui arrivano i fornitori quando sono stanchi o sopraffatti dalle richieste di survey dai propri clienti, e questa stanchezza inizia a riflettersi nelle loro risposte.
Numero e frequenza delle survey
Una delle principali cause è la quantità stessa di survey provenienti dai clienti. Considerando il contesto normativo e le aspettative crescenti di consumatori e investitori, gli OEM sono sotto pressione per raggiungere livelli di trasparenza storicamente elevati sulla propria catena di approvvigionamento. Cresce perciò il ricorso a fornitori, diretti e subfornitori, per raccogliere dati su componenti, sostanze, provenienza delle materie prime, protocolli ESG e altre categorie di dati.
Requisiti e specifiche richieste
Anche i requisiti e le specifiche delle survey rappresentano una fonte ricorrente di stanchezza per i fornitori. Alcuni OEM chiedono dati in formati particolari o richiedono informazioni che richiedono tempo e fatica per essere recuperate internamente. Inoltre, la struttura di invio può essere confusa, prevedendo portali online disorientanti, piattaforme mai usate dai fornitori e altre tecnologie di reportistica non familiari. In assenza di una guida adeguata da parte dei clienti, tali criticità possono portare i produttori a frustrazione e, col tempo, rendere meno probabile il completamento delle survey.
Capacità operativa del fornitore
Sussiste poi un dato di realtà: la capacità operativa (bandwidth) dei produttori e i relativi limiti. I fornitori più piccoli possono avere anche una sola persona (o nessuna) a gestire le richieste di natura compliance. Per queste realtà, le risorse disponibili sono già molto limitate: non è raro che stanchezza ed esaurimento da survey sopraggiungano rapidamente.
Mancanza di incentivi
Come già osservato, i fornitori spesso non hanno lo stesso livello di incentivo dei propri clienti nel completare le survey, soprattutto quando tali attività non sono espressamente inserite nei contratti. Se all’invio di una survey non corrisponde un beneficio immediato—contratto, obbligo legale, impatto sul fatturato—i produttori non la considereranno una priorità. In questi casi di incentivo poco chiaro, la survey fatigue si manifesta più rapidamente: di fatto, manca loro un ritorno concreto e la pazienza si esaurisce prima.
Se all’invio di una survey non corrisponde un beneficio immediato—contratto, obbligo legale, impatto sul fatturato—i produttori non la considereranno una priorità.
Come combattere efficacemente la survey fatigue dei fornitori
Nonostante le numerose difficoltà, esistono strategie comprovate che gli OEM possono adottare per affrontare efficacemente la survey fatigue tra i propri fornitori. Impiegando questi metodi, le aziende potranno raggiungere più rapidamente e in modo consistente gli obiettivi di compliance, ESG e SCRM.
Consolidare le richieste in una survey unica
Uno dei principali fattori che può portare i fornitori all’esaurimento da survey è dover soddisfare troppe richieste informative disperse lungo l’anno. Gli OEM possono contenere il problema riducendo intenzionalmente il numero di survey tramite la raccolta di più richieste in una sola. Se le organizzazioni garantiscono ai fornitori adeguato tempo per la compilazione, una survey estesa è quasi sempre da preferire a una serie di micro-survey ricorrenti. Riducendo il numero totale di invii, si libera capacità operativa e si riduce il rischio di survey fatigue.
Comunicazione, formazione e guida
Nessuna azienda dovrebbe lasciare i propri fornitori bloccati o disorientati da una survey senza supporto. Per evitare questa situazione—fonte primaria di frustrazione—è opportuno prevedere canali di comunicazione chiari per sottoporre domande sui requisiti informativi, i formati dati e le modalità di invio. Una guida competente favorisce la collaborazione e dimostra ai produttori che il committente è disposto a investire tempo nel progetto.
Inoltre, un protocollo chiaro di formazione dedicato ai fornitori sin dall’inizio della campagna li agevola nel gestire la survey in modo autonomo e competente. La formazione può includere:
- Consulenze telefoniche
- Linee guida scritte
- Manuali/istruzioni in PDF o online
- Video tutorial che guidano passo-passo nella compilazione e sui requisiti dei dati
Flessibilità nelle modalità di risposta
Un ostacolo ricorrente per i fornitori è la difficoltà nell’invio delle informazioni nel formato richiesto. Capita a chiunque: si cerca di caricare un file che contiene i dati corretti, e il sistema lo rifiuta perché nel formato sbagliato o sovradimensionato. Questo può essere molto demotivante, specie per chi già non ha forti incentivi a completare la richiesta. Gli OEM disposti ad accettare dati in più formati rendono la vita dei fornitori notevolmente più semplice—una misura efficace per ridurre la survey fatigue e aumentare il tasso di risposta.
Gli OEM disposti ad accettare dati in più formati rendono la vita dei fornitori notevolmente più semplice—una misura efficace per ridurre survey fatigue e aumentare i tassi di risposta.
Z2Data gestisce campagne survey fornitori in modo esperto
Che si tratti di conformità normativa, obiettivi ESG o supply chain risk management, campagne survey verso fornitori richiedono tempo e un notevole impegno organizzativo. Le aziende che desiderano svolgere una due diligence efficace—beneficiando di tutti i vantaggi associati—ma che non dispongono di risorse interne per farlo, possono considerare l’adozione di uno strumento per il compliance management. La piattaforma SCRM Z2Data offre un programma di compliance completo che include raccolta e consolidamento delle informazioni di contatto dei fornitori e follow-up regolare con i produttori. Il servizio di survey fornitori di Z2Data include (ma non si limita a):
- Raccolta dati e contatti dei fornitori
- Creazione della survey
- Coinvolgimento dei fornitori
- Materiali guida per la formazione dei produttori
- Analisi FMD
- Validazione dati
Z2Data applica un processo sistematico e collaudato alle attività di survey fornitori. Il risultato è un livello di accuratezza e professionalità che semplifica la raccolta e la presentazione dei dati per tutte le parti coinvolte. Inoltre, i professionisti della compliance di Z2Data si distinguono per competenza, guida e approccio su misura verso i produttori. Questa modalità operativa hands-on mitiga la survey fatigue e aiuta i clienti a ottenere rapidamente i dati e la documentazione di cui necessitano.
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