8 najlepszych narzędzi do zarządzania zgodnością dostawców

Najważniejsze informacje z artykułu:

• Obecne regulacje wymagają od firm gromadzenia ogromnej ilości danych, w tym informacji dotyczących surowców, składów produktów, potencjalnych ryzyk i źródeł pochodzenia. W wielu przypadkach zebranie wszystkich tych informacji ręcznie jest po prostu niewykonalne. 
• Wraz z rozwojem otoczenia regulacyjnego — poprzez nowe dyrektywy, kolejne wdrożenia i zmieniające się cele polityczne — organizacje muszą również monitorować stan zgodności swoich dostawców. 
• Profesjonaliści, którzy potrafią wykorzystać bazy danych, narzędzia due diligence, weryfikację danych oraz analizę ryzyka oferowaną przez oprogramowanie do zarządzania zgodnością dostawców, mogą znacząco zwiększyć przejrzystość łańcucha dostaw i wzmocnić zgodność w całej sieci produkcyjnej.

Obecnie dużo uwagi poświęca się ryzykom, z jakimi mierzą się globalne łańcuchy dostaw — w tym zagrożeniom związanym z wojnami, handlem, napięciami geopolitycznymi oraz niedoborami zaopatrzenia. Jednak oprócz zmienności w sieciach sourcingowych, wiele firm równie mocno zmaga się z wyzwaniami związanymi ze zgodnością w łańcuchu dostaw — krajobrazem, który stale ewoluuje i obejmuje zarówno przepisy środowiskowe, ograniczenia handlowe, jak i ramy ESG. Firmy działające obecnie muszą konsekwentnie przestrzegać licznych regulacji, aby nie narażać się na poważne ryzyka wynikające z niezgodności z przepisami. 

Co więcej, od organizacji coraz częściej oczekuje się odpowiedzialności za zgodność swoich dostawców. To nowe wymaganie regulacyjne zmusza przedsiębiorstwa oraz ich zespoły ds. zgodności do monitorowania nie tylko własnych działań, ale także do śledzenia praktyk firm w dalszych ogniwach łańcucha dostaw. Choć nie każda regulacja wprowadza takie obowiązki, te, które nakładają odpowiedzialność za działania dostawców, znacznie rozszerzają zakres wymaganej widoczności, należytej staranności i zaangażowania po stronie przedsiębiorstw. 

Organizacje, które dziś muszą utrzymywać zgodność na większą skalę, mogą odnieść znaczące korzyści z zastosowania oprogramowania do zarządzania zgodnością dostawców. 

Czym jest oprogramowanie do zarządzania zgodnością?

Obowiązujące regulacje wymagają od firm gromadzenia ogromnych ilości danych dotyczących m.in. surowców, składów produktów, potencjalnych ryzyk czy źródeł pochodzenia. Ręczne pozyskanie tych informacji jest często niewykonalne. Dla wielu firm — zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) — oprogramowanie do zarządzania zgodnością może przynieść istotne korzyści. 

Oprogramowanie do zarządzania zgodnością to narzędzie cyfrowe, które pozwala firmom skutecznie realizować wszystkie zadania i obowiązki regulacyjne. Programy tego typu oferują szeroki zakres funkcji, w tym m.in.:

• Komunikowanie obowiązków regulacyjnych
• Zbieranie danych i dokumentacji
• Przeprowadzanie due diligence w łańcuchu dostaw
• Wykonywanie analizy ryzyka zgodności
• Tworzenie raportów i deklaracji

Dlaczego firmy powinny martwić się zgodnością swoich dostawców?

Priorytetem dla firm dążących do spełnienia wymagań regulacyjnych dotyczących ich działalności będą zawsze ich własne procesy. Jednak wraz z rozwojem otoczenia regulacyjnego — poprzez nowe dyrektywy, kolejne wdrożenia i zmieniające się cele polityczne — organizacje muszą również śledzić status zgodności swoich dostawców. Wynika to z faktu, że naruszenia zgodności i inne problemy regulacyjne wywołane przez producentów bezpośrednich i dalszych mogą negatywnie wpłynąć na firmy na kolejnych etapach łańcucha dostaw. 

Przepisy środowiskowe, takie jak REACH czy RoHS, nakładają ograniczenia na wykorzystanie określonych substancji w komponentach, produktach i ich składach. Jeśli dostawca produkujący dany komponent nie spełnia tych przepisów, naruszenie to może ujawnić się w gotowym produkcie jego klienta. W wielu przypadkach to producent sprzętu (OEM) wprowadzający produkt na rynek ponosi odpowiedzialność przed regulatorami. 

Współczesne sieci produkcyjne są złożonymi, wysoce wyspecjalizowanymi strukturami, w których przeoczenia w procesie zapewnienia zgodności mogą rozchodzić się po całej sieci, negatywnie wpływając na OEM-ów oraz kolejne firmy w łańcuchu dostaw. Przedsiębiorstwa niemające żadnej widoczności wobec procesów zgodności u swoich dostawców narażają się na istotne ryzyko regulacyjne — takie, które może się ujawnić w dowolnym momencie, prowadząc do poważnych zatorów, kontrowersji wokół zgodności lub do jeszcze poważniejszych konsekwencji. 

Współczesne sieci produkcyjne są złożonymi, wysoce wyspecjalizowanymi strukturami, w których przeoczenia w procesie zapewnienia zgodności mogą rozchodzić się po całej sieci, negatywnie wpływając na OEM-ów oraz kolejne firmy w łańcuchu dostaw.

Ryzyka ESG i skutki reputacyjne

Wiele nowych przepisów ESG na świecie wymaga od firm świadomości — a niekiedy również odpowiedzialności — za wpływ środowiskowy i związany z prawami człowieka wywierany przez ich dostawców. Ustawy takie jak Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) oraz EU Deforestation Regulation (EUDR) nakładają na wybrane firmy obowiązki identyfikacji, oceny i mitygacji potencjalnych ryzyk ESG w całym łańcuchu dostaw. To jeden z głównych powodów, dla których te przepisy są przełomowe, a nawet kontrowersyjne: wymagają bowiem, by firmy poszerzyły swoją wiedzę na temat łańcucha dostaw i wzięły odpowiedzialność za działania i wyniki podmiotów wcześniejszych etapów tego łańcucha.  

Ponadto naruszenia zgodności u dostawców mogą mieć poważne skutki także poza aspektem prawnym. Firmy, których producenci zostaną uznani za niezgodnych z wymaganiami, mogą stracić kluczowego dostawcę, być zmuszone do nagłej przebudowy łańcucha dostaw po wykryciu naruszenia lub nawet stanąć przed publicznym kryzysem i utratą reputacji. 

We wszystkich tych przypadkach niedopatrzenia w zakresie zgodności u dostawcy bezpośredniego lub poddostawcy rozprzestrzeniają się, negatywnie wpływając na klientów, których produkcja i łańcuchy dostaw są z nimi powiązane. 

8 najlepszych narzędzi do zarządzania zgodnością dostawców 

1. Z2Data

Założona w Santa Clara w Kalifornii w 2016 roku firma Z2Data wspiera organizacje w identyfikacji obowiązków dotyczących zgodności, przeprowadzaniu due diligence w łańcuchu dostaw oraz ocenie potencjalnych ryzyk regulacyjnych. Z2Data proponuje klientom czteroetapowy proces zgodności: tworzenie szkieletu danych dla wszystkich obowiązujących regulacji; przeprowadzanie due diligence w celu zebrania danych i dokumentacji; prowadzenie kompleksowej analizy ryzyka przez ekspertów ds. zgodności oraz spełnianie indywidualnych wymagań raportowych i deklaracyjnych każdego klienta. 

Rozwiązania Z2Data obejmują ponad 180 kluczowych regulacji globalnych, w tym REACH, RoHS, California Proposition 65, PFAS, SCIP, POPs oraz EUDR. Z2Data dostrzega, że due diligence w łańcuchu dostaw jest kluczowym etapem na drodze do zgodności i wdraża wielowymiarowe strategie, aby proces ten przebiegał możliwie najsprawniej. Zespół compliance Z2Data blisko współpracuje z dostawcami, zapewniając jasność i przejrzystość procesu zbierania danych — m.in. przez dostarczanie przewodników ankietowych, edukowanie punktów kontaktowych w zakresie zakresu i wymagań oraz stosowanie kompleksowego podejścia white-glove wobec wszystkich producentów. 

Oprogramowanie Z2Data zawsze przeprowadza analizę pełnej deklaracji materiałowej (FMD) przed rozpoczęciem kampanii. To rozwiązanie ma na celu zmniejszenie obciążenia dostawców obowiązkiem przekazywania danych oraz budowanie zaufania i współpracy. 

Kluczowe możliwości

• Akcje kierowane do dostawców (due diligence)
• Opracowywanie ankiet dla dostawców
• Pełna analiza ryzyka zgodności
• Zakresowanie, czyszczenie i normalizacja danych
• Analiza FMD
• Walidacja danych
• Tworzenie raportów i deklaracji

Kluczowi klienci

• Palo Alto Networks
• QSC
• Kilkadziesiąt firm z branży technologicznej, motoryzacyjnej, elektronicznej, medycznej oraz lotniczo-obronnej.

2. Assent

Assent to narzędzie do zarządzania zgodnością, które zapewnia widoczność i analizę łańcucha dostaw pod kątem zgodności środowiskowej, handlowej oraz ESG. Firma założona w Ottawie w Kanadzie w 2010 roku wykorzystuje również sztuczną inteligencję do ekstrakcji, normalizacji i analizy danych klientów w celu wykrywania luk regulacyjnych lub naruszeń zgodności. 

Branże

• Motoryzacja
• Lotnictwo i obronność
• Elektronika użytkowa
• Produkcja przemysłowa

3. GreenSoft Technology

Założona w 2002 roku w Pasadenie w Kalifornii firma GreenSoft Technology specjalizuje się w zgodności produktowej i środowiskowej. Narzędzie pomaga firmom ocenić ich ryzyko zgodności poprzez due diligence w łańcuchu dostaw, analizę FMD oraz wewnętrzne bazy danych, a także dostarcza klientom spersonalizowane pulpity nawigacyjne do monitorowania całego procesu zgodności. 

Branże

• Produkcja elektroniki
• Technologia

4. SupplierSoft

Firma doradcza ds. zgodności, założona w 2008 roku w San Jose w Kalifornii, SupplierSoft oferuje wsparcie klientom przy zapewnianiu zgodności poprzez due diligence w łańcuchu dostaw oraz analizę zestawień materiałowych (BOM). Oprócz kompetencji związanych ze zgodnością środowiskową SupplierSoft oferuje także zarządzanie dostawcami, w tym analizę wydajności oraz ryzyka.

Branże

• Technologia
• Lotnictwo i obronność
• Produkcja

5. ComplianceQuest

ComplianceQuest to chmurowe rozwiązanie integrujące liczne obszary zgodności — w tym jakość, BHP oraz środowisko. Firma, założona w 2013 roku i z siedzibą w Tampie na Florydzie, wspiera klientów w zapewnianiu zgodności i zarządzaniu ryzykami, pomagając w poruszaniu się po wymaganiach m.in. EPA, FDA, SEC czy ISO.

Branże

• Lotnictwo i obronność
• Motoryzacja
• Wyroby medyczne
• Energetyka

6. iPoint Systems

Założona w 2001 roku w Reutlingen w Niemczech firma iPoint Systems wspiera firmy w zarządzaniu i utrzymaniu zgodności zarówno w ramach własnych operacji, jak i całego łańcucha dostaw. iPoint pomaga w analizie i weryfikacji danych dotyczących zgodności, kwalifikacji dostawców oraz identyfikacji potencjalnych luk regulacyjnych w łańcuchu dostaw.

Branże

• Motoryzacja
• Elektronika użytkowa
• Ochrona zdrowia i wyroby medyczne

7. Source Intelligence 

Source Intelligence to platforma chmurowa, założona w 2009 roku w San Diego w Kalifornii, która dostarcza rozwiązania w zakresie zgodności w łańcuchu dostaw i zarządzania danymi ESG. Dzięki wykorzystaniu wiedzy ekspertów, przepływom pracy wspieranym przez AI oraz możliwościom automatyzacji, Source Intelligence wspiera klientów w poruszaniu się po takich regulacjach jak REACH, RoHS, PFAS czy ujawnienia ESG. 

Branże

• Elektronika użytkowa
• Lotnictwo i obronność
• Produkcja przemysłowa
• Ochrona zdrowia i wyroby medyczne

8. EcoVadis

Założona w 2007 roku w Paryżu, EcoVadis to globalna platforma oceny, która analizuje zrównoważenie i wyniki ESG firm na całym świecie. Firma koncentruje się na czterech kluczowych obszarach: środowisko, etyka, prawa człowieka i prawa pracownicze oraz zrównoważone zakupy. Ocenia działania firm w tych obszarach w oparciu o trzy filary: polityki, działania i wyniki. Do tej pory EcoVadis dokonała ocen ponad 150 000 organizacji na całym świecie.

Branże

• Branża spożywcza i napojowa
• Produkcja dóbr konsumpcyjnych
• Produkcja przemysłowa
• Elektronika użytkowa
• Motoryzacja

Rosnące znaczenie oprogramowania do zarządzania zgodnością 

Jak podkreślają firmy oferujące oprogramowanie do zgodności, próba ręcznego utrzymania zgodności regulacyjnej w obecnych realiach jest czasochłonna, nieskuteczna i podatna na błędy. Dla producentów OEM oraz firm z branż wysoce zaawansowanych, jak motoryzacja, technologie czy lotnictwo i obronność, łańcuchy dostaw to rozległe, zglobalizowane systemy. Oczekiwanie od niewielkich zespołów ds. zgodności, że samodzielnie uzyskają niezbędne dane i dokumentację, by spełnić wymagania REACH, RoHS, EUDR i innych dyrektyw, jest zazwyczaj oczekiwaniem ponad ich możliwości.  

Oczekiwanie od niewielkich zespołów ds. zgodności, że samodzielnie uzyskają niezbędne dane i dokumentację, by spełnić wymagania REACH, RoHS, EUDR i innych dyrektyw, jest zazwyczaj oczekiwaniem ponad ich możliwości.  

Profesjonaliści potrafiący wykorzystać bazy danych, due diligence, weryfikację danych i analizę ryzyka oferowaną przez oprogramowanie do zarządzania zgodnością dostawców, są w znacznie lepszej pozycji. Firmy takie czerpią z zasobów i wiedzy niezbędnej do zwiększenia przejrzystości łańcucha dostaw i wzmocnienia zgodności w całej sieci produkcyjnej.

Aby dowiedzieć się więcej o usługach związanych ze zgodnością oferowanych przez Z2Data, umów bezpłatną wersję próbną z jednym z naszych ekspertów produktowych.