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À retenir :
- L’an dernier, l’EPA a révisé le calendrier de déclaration des PFAS, ouvrant la période de soumission le 11 juillet 2025 et la clôturant, pour la plupart des entreprises, le 22 janvier 2026.
- La stratégie de conformité de base repose sur une mobilisation complète des fournisseurs, avec des protocoles de communication systématiques auprès des fabricants et des exigences standardisées en matière de documentation, afin de garantir la cohérence de l’ensemble des réponses des fournisseurs.
- Les entreprises approvisionnant leur chaîne d’approvisionnement en composants électroniques doivent accorder une vigilance particulière à plusieurs matériaux et composants à haut risque, notamment les circuits imprimés (PCB), les connecteurs électroniques et assemblages de câbles, ainsi que les matériaux d’emballage électroniques.
La période de conformité aux exigences de déclaration PFAS de l’EPA (Environmental Protection Agency) dans le cadre du TSCA (Toxic Substances Control Act) approche, et les entreprises doivent s’y préparer. Même si l’extension de délai accordée l’an dernier offre un temps supplémentaire, l’ampleur des exigences impose une attention immédiate et une planification stratégique.
Nouveau calendrier et exigences de conformité PFAS
En 2023, l’EPA a révisé le calendrier de déclaration et d’archivage au titre de la section 8(a)(7) du TSCA concernant les substances perfluoroalkylées et polyfluoroalkylées. La période de soumission démarre désormais le 11 juillet 2025. La plupart des entreprises doivent terminer leur déclaration d’ici le 22 janvier 2026. Les petites entreprises déclarant uniquement des importations d’articles contenant des PFAS ont jusqu’au 11 juillet 2026. Cette déclaration unique porte sur les activités de fabrication et d’importation menées entre le 1er janvier 2011 et le 31 décembre 2022.
Qui doit déclarer son utilisation de PFAS ?
- Fabricants de PFAS établis aux États-Unis
- Importateurs de PFAS ou de produits/articles contenant des PFAS
- Entreprises désignées comme importateurs par des distributeurs
- Petites entités auparavant exemptées des règles de la section 8(1)
Approches stratégiques pour la conformité PFAS
Les entreprises peuvent adopter différentes stratégies de gestion des risques selon leurs ressources réglementaires et leur tolérance au risque. On distingue généralement deux approches courantes : une stratégie à risque moyen et une à faible risque. Toutes deux exigent une documentation appropriée et une mise en œuvre systématique ; la stratégie à risque moyen, plus approfondie, permet une réduction de la menace grâce à une analyse plus complète.
Stratégie de conformité PFAS de base (faible risque)
La stratégie de conformité de base repose sur une mobilisation complète des fournisseurs et comporte plusieurs éléments essentiels. D’abord, il s’agit de mettre en place des protocoles systématiques pour la communication avec les fournisseurs : méthodes standardisées de prise de contact, attentes claires concernant les délais de réponse et procédures d’escalade en cas de non-réponse. Ensuite, des exigences de documentation standardisées doivent être instaurées afin de garantir l’uniformité des réponses : formats spécifiques pour les déclarations de matériaux, certificats de conformité et rapports de test.
La création et la gestion d’une base de données robuste des réponses des fournisseurs sont fondamentales. Cette base doit non seulement archiver les réponses reçues, mais aussi tracer l’historique des communications et mettre en évidence les éventuelles lacunes. Cette approche structurée permet d’identifier les tendances, de piloter la performance des fournisseurs et de retrouver rapidement l’information requise pour les rapports.
Enfin, il est indispensable de documenter toutes les tentatives d’obtention d’informations, quel qu’en soit le résultat. Cela inclut la tenue de registres détaillés sur les courriels, appels, compte rendus de réunions et relances effectuées. Même quand un fournisseur est dans l’impossibilité (ou refuse) de fournir l’information, consigner ces démarches témoigne de la diligence raisonnable et peut être utile à des fins de conformité. Les entreprises doivent tenir des registres détaillant les dates de contact, modes de communication et synthèses des réponses ou absences de réponses.
Stratégie de conformité PFAS avancée (risque moyen)
La stratégie avancée combine l’engagement actif des fournisseurs à une analyse matérielle approfondie pour une réduction maximale des risques. Cela commence par une revue exhaustive des matériaux, incluant un examen détaillé de la composition des produits, des processus de fabrication et des composants chimiques. Il faut prendre en compte aussi bien les données historiques que les spécifications actuelles visant à couvrir la période de déclaration dans son ensemble.
Un élément clé consiste à croiser les composants avec les normes matérielles du secteur : il s’agit de comparer les spécifications produits aux bases de données industrielles de référence, à la documentation technique et aux utilisations connues des PFAS. Les entreprises doivent mobiliser plusieurs sources : associations sectorielles, fiches techniques et fiches de données de sécurité, afin de valider leurs analyses.
La stratégie met également l’accent sur l’identification des matériaux et applications à haut risque, grâce à une évaluation systématique : analyse des produits intégrant des PFAS pour les revêtements hydrofuges, matériaux ignifugés et traitements de surface spécifiques.
Il est impératif, tout au long de ce processus, de documenter de façon détaillée les méthodologies d’analyse utilisées : protocoles de test, procédures analytiques, critères décisionnels et méthodes de vérification. Cette traçabilité doit permettre de démontrer la rigueur de l’analyse et de justifier la conformité en cas de contrôle réglementaire.
Exigences documentaires
Une documentation rigoureuse est essentielle à la conformité. Les documents à conserver s’organisent en trois catégories principales. D’abord, les certifications fournisseurs doivent comporter papier à en-tête officiel, date du document et période de validité, références précises des substances ou de la réglementation, ainsi qu’une signature autorisée (fonction et contacts inclus). Ensuite, les déclarations de matériaux doivent détailler chaque composant, indiquer les numéros CAS des substances identifiées, signaler les concentrations si pertinent et fournir une déclaration de conformité claire.
Enfin, tout rapport de test joint doit inclure les accréditations du laboratoire et ses coordonnées, l’identification des échantillons et la chaîne de traçabilité, la méthodologie de test avec limites de détection, ainsi que des résultats précisant les incertitudes de mesure. À noter que les tests chimiques ne sont pas exigés pour cette obligation réglementaire, mais les rapports existants peuvent être utilisés le cas échéant.
Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la conformité PFAS selon l’EPA
Pour réussir leur conformité, les entreprises doivent suivre plusieurs étapes clés. Il est essentiel de commencer les démarches de diligence raisonnable bien avant les échéances, afin d’éviter les accumulations de dernière minute susceptibles de saturer les systèmes et process. Ensuite, il convient de nommer un référent (ou une équipe) dédié à la conformité PFAS, responsable du pilotage global. Il est recommandé de déployer un système centralisé de gestion documentaire pour traiter efficacement tous les justificatifs. Des procédures claires de collecte d’informations doivent également être définies, afin de garantir cohérence et exhaustivité. Enfin, l’ensemble des registres doit être conservé pendant la période réglementaire de cinq ans pour prouver la conformité continue.
Il est essentiel de commencer les démarches de diligence raisonnable bien avant les échéances, afin d’éviter les accumulations de dernière minute susceptibles de saturer les systèmes et les capacités opérationnelles
Matériaux et applications à haut risque
Les entreprises doivent porter une attention particulière à certains matériaux et applications à haut risque au sein de leurs produits électroniques contenant fréquemment des composés PFAS. Sont notamment concernés :
- Circuits imprimés (PCB) susceptibles de contenir des traitements PFAS pour renforcer leur durabilité et résistance chimique, particulièrement dans les composants soumis à des conditions extrêmes.
- Procédés de fabrication des semi-conducteurs utilisant souvent les PFAS pour la photolithographie et la gravure.
- Connecteurs électroniques et faisceaux de câbles intégrant fréquemment des PFAS comme isolant et ignifuge, notamment pour l’informatique haute performance et les équipements de télécommunications.
- Systèmes de refroidissement et solutions de gestion thermique pour centres de données et équipements électroniques à forte puissance, utilisant souvent des fluides de refroidissement à base de PFAS.
- Matériaux d’emballage électronique (sacs antistatiques, emballages barrière à l’humidité) recourant régulièrement aux PFAS pour une protection optimale pendant le stockage et le transport.
Les catégories ci-dessus requièrent une étude particulièrement approfondie, compte tenu du risque élevé de présence de PFAS. Lors du traitement de ces composants et matériaux, il est impératif pour les entreprises de mettre en œuvre des protocoles de documentation rigoureux.
Responsabilités déclaratives vis-à-vis de l’EPA sur les PFAS
Les entreprises sont tenues de déclarer une série d’informations essentielles dans le cadre de leurs obligations, couvrant divers volets de l’utilisation chimique et de la composition des produits. Les exigences EPA incluent l’identification chimique de base, avec nom générique et numéro CAS (Chemical Abstracts Service) pour un suivi précis. Les entreprises doivent fournir les volumes détaillés de PFAS fabriqués ou les quantités exactes importées. Les exigences sur les concentrations sont particulièrement strictes : il faut documenter les teneurs maximales de PFAS dans chaque produit, étayées par des données analytiques ou des justificatifs fournisseurs lorsque disponibles.
Les exigences relatives aux concentrations sont particulièrement strictes : les entreprises doivent documenter les teneurs maximales de PFAS dans leurs produits, en s’appuyant sur des données analytiques ou des justificatifs fournis par leurs fournisseurs, lorsque cela est disponible.
Les organismes doivent également fournir l’ensemble des informations sur l’utilisation faite des PFAS dans leurs produits, ce que l’EPA appelle la « catégorisation d’usage ». La distinction sait différencier l’usage commercial de l’usage industriel, car des obligations différentes peuvent s’appliquer selon les contextes d’utilisation. L’un des volets particulièrement sensibles du processus de déclaration concerne les produits destinés à l’usage par des enfants : ceux-ci requièrent un examen et une documentation renforcés, en raison des risques accrus. Les entreprises peuvent également déclarer les sous-produits, impuretés et rejets environnementaux survenus lors de la fabrication ou l’importation.
Les obligations de déclaration exigées par l’EPA représentent une charge significative pour les entreprises et leurs équipes conformité, mais une planification rigoureuse peut faciliter la démarche et garantir le respect des réglementations. Au moment d’évaluer l’investissement en ressources et en temps à affecter au projet, les entreprises doivent apprécier leur tolérance au risque, choisir la stratégie adéquate et mettre en place une documentation exhaustive. Quel que soit le secteur ou la taille, anticiper et adopter une approche structurée pour la collecte et la vérification des données est essentiel pour répondre efficacement à ces nouvelles exigences. Même si, in fine, une entreprise décide de ne pas soumettre de déclaration PFAS à l’EPA, elle doit néanmoins documenter sa démarche et archiver ses registres pendant cinq ans, comme requis.
Enfin, il convient de rappeler que l’EPA n’exige de déclarer que les informations « raisonnablement connues ou accessibles ».
